Ghi Sổ Hàng
Không đối chiếu tiền mặt theo từng ca thì đến khi phát hiện thiếu tiền cũng không biết lệch từ lúc nào. Bài này giải thích công thức, cho ví dụ cụ thể và cách để phần mềm tự tính giúp.
Kết ca là việc đếm lại tiền mặt trong ngăn kéo vào cuối ca làm việc rồi so với số đáng ra phải có, để biết ngay ca đó có bị thiếu hay dư tiền không. Việc làm ngược lại, trước khi bắt đầu bán, gọi là mở ca: khai số tiền mặt đang có sẵn trong ngăn kéo.
Nếu chỉ đối chiếu 1 lần vào cuối ngày hoặc cuối tháng, khi phát hiện thiếu tiền bạn không biết lệch từ lúc nào, ca nào, ai đứng bán lúc đó — rất khó truy nguyên nhân (thối nhầm tiền, quên ghi 1 đơn, hay thất thoát thật). Đối chiếu theo từng ca giúp phát hiện ngay khi sự việc còn mới, dễ hỏi lại và xử lý kịp thời.
Tiền mặt cuối ca = Tiền mặt đầu ca + Bán hàng thu tiền mặt + Thu nợ tiền mặt + Tiền nộp thêm − Tiền rút ra − Tiền hoàn lại cho khách trả hàng (nếu có)
Chỉ tính đúng phần thu bằng tiền mặt — khách chuyển khoản không nằm trong ngăn kéo nên không đưa vào công thức này.
| Khoản | Số tiền |
|---|---|
| Tiền mặt đầu ca | 500.000đ |
| + Bán hàng thu tiền mặt trong ca | 2.000.000đ |
| − Rút ra (chủ lấy tiền) | 200.000đ |
| = Đáng ra phải có | 2.300.000đ |
| Đếm thực tế | 2.100.000đ |
| Chênh lệch | Thiếu 200.000đ |
Biết ngay trong ca đó bị thiếu 200.000đ để hỏi lại nhân viên hoặc kiểm tra camera, thay vì để dồn đến cuối tháng mới soát sổ mà không nhớ nổi lệch từ đâu.
Sổ tay, Excel làm được nếu bạn tự cộng trừ tay từng khoản thu chi trong ca — khả thi khi ít đơn. Quán đông khách, nhiều đơn tiền mặt xen lẫn chuyển khoản và ghi nợ thì cộng tay rất dễ sai và mất thời gian ngay lúc đang bận bán hàng.
Kết ca có tính luôn tiền khách chuyển khoản không?
Không. Kết ca chỉ đối chiếu đúng phần tiền mặt trong ngăn kéo. Tiền khách chuyển khoản không nằm trong ngăn kéo nên không đưa vào công thức đối chiếu này.
Không dùng tính năng nhân viên/ca thì có bán được không?
Có. Mở ca, kết ca là tính năng thêm, không bắt buộc — shop chỉ 1 người bán vẫn dùng app bình thường mà không cần đụng đến tính năng này.
Phần mềm quản lý bán hàng cho shop nhỏ: bán hàng, tồn kho, công nợ, lãi lỗ. Chạy ngay trên trình duyệt, không cần cài đặt.