Ghi Sổ Hàng

Hướng dẫn sử dụng

Làm theo từng bước dưới đây để dùng đúng và đủ các tính năng của Ghi Sổ Hàng. Trong app cũng có sẵn mục "💡 Hướng dẫn" y hệt nội dung này, xem trực tiếp trong lúc thao tác tiện hơn — trang này để đọc trước hoặc xem lại trên máy khác.

🚀 Bắt đầu sử dụng 🛒 Tạo đơn bán hàng đầu tiên 🍽️ Bán theo bàn/phòng, tính giờ 👥 Công nợ khách hàng ↩️ Trả hàng, xoá đơn 🛍️ Ghi nhận đơn bán trên Shopee 📡 Chốt đơn Live (Facebook/TikTok) 📦 Thêm sản phẩm & nhập kho 🥤 Bán hàng F&B theo công thức 🏷️ In mã vạch/tem sản phẩm 🏷️ Tồn kho theo lô, hạn sử dụng 📋 Kiểm kho (đối chiếu tồn kho thực tế) 📊 Báo cáo kết quả kinh doanh 💸 Chi phí khác 👔 Nhân viên 💵 Mở ca, kết ca đối chiếu tiền mặt 🧮 Ước tính thuế 📄 Hoá đơn điện tử 🔒 Khoá riêng Báo cáo/Quản lý ☁️ Đồng bộ đa thiết bị 🏪 Dùng nhiều shop trên 1 máy ⬇ Sao lưu dữ liệu 📲 Thêm app vào màn hình chính
Bắt đầu

🚀 Bắt đầu sử dụng

  1. Bấm "Dùng miễn phí ngay" trên trang chủ — vào dùng ngay, không cần thẻ, không cần đăng ký.
  2. Vào tab "Cài đặt" đặt tên cửa hàng trước — tên này sẽ hiện trên hoá đơn in cho khách.
  3. Vào tab "Sản phẩm" thêm sản phẩm đầu tiên (tên, giá bán, giá vốn, tồn kho ban đầu).
  4. Vào tab "Bán hàng" tạo thử 1 đơn để quen thao tác.
  5. Dùng thử 10 ngày miễn phí; hết hạn chọn gói trong Bảng giá, chuyển khoản xong, đăng nhập đồng bộ là hạn dùng tự được gia hạn.
Bán hàng

🛒 Tạo đơn bán hàng đầu tiên

  1. Vào tab "Tạo đơn hàng".
  2. Bấm vào sản phẩm để thêm vào giỏ, hoặc gõ tên/mã SKU rồi nhấn Enter để thêm nhanh (dùng được với máy quét mã vạch).
  3. Bên phải, chỉnh số lượng bằng nút +/− nếu cần.
  4. Chọn khách hàng nếu có (để trống là "Khách lẻ"); nếu có khách, chọn "Đã thanh toán", "Trả một phần" hoặc "Ghi nợ".
  5. Nhập giảm giá và ghi chú nếu cần — bán hàng điện thoại/laptop thì ghi luôn số serial/IMEI của máy vào đây, đơn nào bán máy nào sau này tra lại được ngay.
  6. Bấm "Hoàn tất đơn hàng" — đơn được lưu và có thể in hoá đơn ngay.
Khách quay lại bảo hành/đổi trả chỉ đưa serial/IMEI? Vào tab "Quản lý đơn", gõ đúng serial/IMEI vào ô tìm kiếm trên cùng là ra ngay đơn đã bán máy đó.

🍽️ Bán theo bàn/phòng, tính giờ

  1. Vào tab "Bán theo bàn" → bấm "+ Thêm bàn/phòng", đặt tên (VD: "Bàn 1", "Phòng VIP 1") — dùng được cho quán ăn/cafe/bida/karaoke/quán nét/nhà nghỉ/homestay...
  2. Bấm vào 1 bàn/phòng đang trống để mở, thêm sản phẩm/món vào như bán hàng thường — có thể gọi thêm nhiều lần trong lúc khách còn ngồi.
  3. Muốn tính tiền theo thời gian (bida, karaoke, giữ xe, nhà nghỉ, homestay...), vào tab "Sản phẩm" tạo 1 mặt hàng kiểu "Dịch vụ theo giờ" — thêm mặt hàng này vào bàn/phòng là tự bắt đầu đếm giờ (ghi đúng giờ vào thật, không cần gõ tay).
  4. Chọn đúng "Kiểu tính giá" khi tạo mặt hàng — có 3 kiểu, cả 3 đều tự ghi đúng giờ vào/ra thật, chỉ khác công thức ra tiền:
    • Tuyến tính = giá × số giờ chơi thực tế, hợp bida/karaoke/giữ xe. VD giá 60.000đ/giờ, chơi 1 giờ 5 phút → tính 65.000đ.
    • Bậc thang = 1 giá cho giờ đầu (dù mới dùng vài phút vẫn tính đủ) + 1 giá khác cho mỗi giờ sau, hợp nhà nghỉ tính theo giờ. VD giờ đầu 120.000đ, giờ sau 30.000đ/giờ, ở 1 giờ 10 phút → tính 120.000 + 30.000 = 150.000đ.
    • Theo ngày = giá/ngày, hợp homestay/nhà nghỉ qua đêm. VD giá 300.000đ/ngày, ở 1 ngày rưỡi → tính đúng 450.000đ (không tròn oan lên 2 ngày 600.000đ).
  5. Bấm "⏹ Dừng" để chốt giờ khi khách chuẩn bị về; lỡ quên bấm thì lúc thanh toán app tự chốt giờ luôn tại thời điểm đó. Giờ vào/ra đầy đủ sẽ tự in kèm trên hoá đơn.
  6. Chọn khách hàng, trạng thái thanh toán rồi bấm "Thanh toán" — tính chung cả tiền giờ lẫn tiền hàng gọi thêm vào 1 hoá đơn.
  7. Trường hợp tính tiền phức tạp hơn (combo nhiều ngày đêm, giá thoả thuận riêng...) thì tạo hẳn 1 mặt hàng "Dịch vụ" giá cố định riêng cho combo đó, thêm vào bàn/phòng như hàng thường — không cần dùng "Dịch vụ theo giờ".
  8. Shop chủ yếu dùng "phòng" (nhà nghỉ, karaoke...) thay vì "bàn"? Vào tab "Cài đặt" → chọn mục "Gọi tab Bán theo bàn là" → "Phòng" để đổi hết chữ trong toàn app cho đúng, không ảnh hưởng dữ liệu đã có.
Theo dõi đúng khách đang sử dụng bàn/phòng theo thời gian thực để tính tiền chính xác. Xem thêm: tính tiền giờ bida, karaoke, quán net · tính tiền phòng nghỉ, homestay.

👥 Ghi công nợ & thu nợ khách hàng

  1. Khi bán hàng ở tab "Bán hàng", chọn khách hàng rồi chọn trạng thái "Ghi nợ" thay vì "Đã thanh toán".
  2. Vào tab "Khách hàng" để xem danh sách ai đang nợ bao nhiêu (khách nợ nhiều nhất hiện lên đầu). Bấm vào 1 khách để xem lịch sử mua hàng, thu nợ.
  3. Khi khách trả tiền, bấm "Thu nợ" — có thể thu một phần hoặc toàn bộ số nợ.
  4. Khách nợ có số điện thoại thì có nút "💬 Nhắc Zalo" — tự copy sẵn lời nhắc rồi mở đúng khung chat Zalo với khách đó.

↩️ Trả hàng, xoá đơn

  1. Vào tab "Quản lý đơn", tìm đúng đơn cần xử lý rồi bấm nút "⋮" ở cuối dòng.
  2. Chọn "↩ Trả hàng" khi đơn đã bán thật nhưng khách trả lại hàng sau đó — tồn kho được hoàn lại đúng theo giá vốn đã ghi trên đơn, doanh thu/giá vốn bị trừ vào đúng ngày trả (báo cáo ngày bán gốc giữ nguyên, không bị sửa lùi lại).
  3. Đơn F&B có công thức: nguyên vật liệu đã dùng để pha (đã uống/dùng hết) không hoàn lại được, chỉ hoàn tiền.
  4. Chọn "🗑 Xoá đơn" khi đơn bị ghi nhầm, phát hiện và sửa ngay — chỉ xoá được trong vòng 3 ngày kể từ ngày bán. Đơn quá 3 ngày không xoá được nữa, dùng "Trả hàng" thay thế.
Khác nhau ở chỗ: "Xoá đơn" xoá hẳn đơn khỏi hệ thống (dành cho ghi nhầm); "Trả hàng" giữ nguyên đơn gốc để tra cứu, chỉ đánh dấu đã trả và hoàn kho/tiền — dùng đúng loại cho đúng tình huống.

🛍️ Ghi nhận đơn bán trên Shopee

  1. Ghi nhận đơn Shopee bằng cách nhập tay theo các bước sau — nhanh, gọn, không cần chờ kết nối gì cả:
  2. Cách ghi tay đơn giản: vào Shopee (Kênh Người Bán) xem các đơn vừa bán, hoặc bấm "Xuất đơn hàng" ra Excel để xem cho nhanh.
  3. Vào tab "Tạo đơn hàng" trên app này, chọn đúng sản phẩm và số lượng đã bán trên Shopee cho từng đơn.
  4. Chọn trạng thái "Đã thanh toán" (vì Shopee đã thu hộ tiền của khách, tiền về ví Shopee sau, không phải ghi nợ).
  5. Gõ thêm mã đơn Shopee vào ô "Ghi chú đơn hàng" (VD: "Shopee #2610xxxxxx") để sau này đối chiếu lại cho dễ.

📡 Chốt đơn Live (Facebook/TikTok)

Cần dùng máy tính/laptop — Chrome trên điện thoại không cài được tiện ích mở rộng.
  1. Vào tab "Chốt đơn Live" → mục "🏷️ Mã Live sản phẩm", gõ tên để tìm và thêm sản phẩm muốn bán live vào danh sách, rồi đặt cho mỗi sản phẩm 1 Mã Live ngắn, dễ nhớ (VD "A1", "B2").
  2. Cài tiện ích Chrome "Ghi Sổ Hàng – Chốt đơn Live" (bấm nút "🧩 Cài tiện ích trên Chrome" ngay trong tab này) — chỉ cần làm 1 lần.
  3. Bấm vào icon tiện ích trên thanh công cụ Chrome, nhập đúng email/mật khẩu đang dùng để "Đồng bộ đa thiết bị" trong app, rồi bấm "Liên kết tài khoản" — đây là bước làm tay, tiện ích không tự liên kết được.
  4. Lúc livestream trên Facebook/TikTok, mở đúng livestream do chính bạn đăng tải, bấm icon tiện ích → "Bắt đầu theo dõi" (mặc định đang tắt — quên bấm bước này thì tiện ích không đọc được bình luận nào). Dặn khách bình luận đúng Mã Live muốn mua (VD "A1"), mua nhiều thì thêm số lượng (VD "A1 x2") — cách này chắc khớp nhất. App cũng tự hiểu được câu nói tự nhiên có kèm mã như "cho mình A1 nhé" hay "lấy A1 2 cái ạ", nhưng gõ gọn đúng mã vẫn nên là cách được khuyên dùng.
  5. Bình luận hợp lệ tự hiện thành đơn nháp ở mục "📋 Đơn nháp chờ duyệt" trong vài giây — khớp đúng sản phẩm thì bấm "Chốt đơn" để thêm vào giỏ hàng rồi thanh toán như bình thường.
  6. Mọi đơn nháp đều cần bạn chủ động bấm "Chốt đơn" mới thành đơn hàng thật — không có bước tự động hoàn toàn. Đơn nháp chưa xử lý tự xoá sau 2 ngày, đơn đã chốt tự xoá khỏi danh sách sau 1 ngày.
  7. Dùng xong hoặc muốn tạm ngưng, bấm icon tiện ích → "Dừng theo dõi"; muốn gỡ liên kết hẳn trên máy/trình duyệt này thì bấm icon tiện ích → "Hủy liên kết".
Tiện ích chỉ hoạt động trên facebook.com và tiktok.com, chỉ dành để đọc bình luận trên livestream do chính bạn đăng tải (không dùng cho livestream của người khác), và chỉ đọc khi bạn chủ động bật theo dõi. Xem chi tiết cách hoạt động, dữ liệu được đọc và quyền riêng tư tại trang riêng về Chốt đơn Live.
Hàng hoá

📦 Thêm sản phẩm & nhập kho

  1. Vào tab "Sản phẩm" → bấm "+ Thêm sản phẩm" để nhập tên, giá bán, giá vốn (bắt buộc) và tồn kho ban đầu (có thể thêm ảnh). Tồn kho ban đầu này tự động ghi luôn 1 phiếu nhập hàng bên tab "Nhập hàng", không cần làm lại thao tác nhập hàng.
  2. Có thể nhập nhiều sản phẩm cùng lúc bằng nút "Nhập từ Excel/CSV" (tải file mẫu trước để đúng định dạng cột).
  3. Khi nhập thêm hàng về sau (không phải lần đầu tạo sản phẩm), vào tab "Nhập hàng" → "+ Ghi phiếu nhập hàng" để cộng số lượng vào tồn kho và cập nhật giá vốn mới.
  4. Tồn kho ở bảng Sản phẩm luôn tự động = tổng đã nhập − tổng đã bán, không chỉnh tay được nữa (để tránh cộng/trừ nhầm). Hàng hỏng/mất/kiểm kho thiếu dùng tab "Nhập hàng" → "− Ghi phiếu điều chỉnh giảm".
  5. Nguyên vật liệu (không bán trực tiếp cho khách, chỉ dùng nội bộ) thêm ở tab "Nhập hàng" → "+ Thêm nguyên vật liệu mới", không thêm qua tab Sản phẩm.
  6. Bán hàng theo kg/lít (số lượng lẻ): khi tạo sản phẩm hoặc nguyên vật liệu, tích ô "Cho phép số lẻ". Từ đó ở phiếu nhập hàng, phiếu điều chỉnh giảm và giỏ hàng, số lượng của sản phẩm đó gõ tay được số có dấu phẩy (VD 1,5 hoặc 0,25 — gõ dấu chấm app cũng tự hiểu là dấu phẩy, tối đa 2 số lẻ). Sản phẩm không tích ô này vẫn chỉ nhận số nguyên như cũ. Hàng cân/lít còn dưới 1 đơn vị sẽ hiện cảnh báo "Sắp hết" nhưng vẫn bán được tới khi hết hẳn.
  7. Bảng "Tổng nhập/xuất kho theo mặt hàng" ở đầu tab Nhập hàng: Tổng nhập tính từ các phiếu nhập hàng (kể cả tồn kho ban đầu lúc tạo sản phẩm); Tổng xuất tính từ số lượng đã bán qua đơn hàng; Điều chỉnh giảm tính từ TẤT CẢ phiếu điều chỉnh giảm, không phân biệt lý do (hàng hỏng/mất/kiểm kho thiếu/khác) — hàng đã bị trừ khỏi kho thì tính vào đây hết.
  8. Sản phẩm có nhiều size/loại giá khác nhau (quần áo S/M/L/XL, giày 38-42, trà sữa size M/L...) thì tạo thành TỪNG sản phẩm riêng, ghi rõ size ngay trong tên (VD "Áo thun (M)", "Trà sữa (L)") thay vì gộp chung 1 sản phẩm — mỗi size có giá bán/tồn kho riêng, tránh nhầm giá lúc bán.
  9. Theo dõi riêng cùng 1 mặt hàng ở nhiều kho/vị trí khác nhau (VD "Kho A", "Kho B")? Tạo thành TỪNG sản phẩm riêng (app không chặn tên trùng) — đặt danh mục khác nhau để lọc theo kho ở màn Tồn kho, nhưng cũng ghi rõ luôn trong tên (VD "Cà phê sữa (Kho A)"). Chỉ đặt danh mục mà không sửa tên thì màn Bán hàng sẽ hiện 2 ô giống hệt nhau (chỉ tên + giá + tồn, không hiện danh mục), rất dễ bấm nhầm.
  10. Nhập hàng theo lốc/thùng nhưng bán lẻ theo từng cái/lon/chai? Quy đổi về đúng đơn vị nhỏ nhất đang bán rồi mới ghi vào ô số lượng — VD nhập 10 lốc, mỗi lốc 24 lon, bán lẻ theo lon thì ghi số lượng là "240" (đơn vị tính đặt là "lon"), không ghi "10" với đơn vị "lốc".

🥤 Bán hàng F&B tự tính giá vốn theo công thức

  1. Vào tab "Sản phẩm" → "+ Thêm sản phẩm" → chọn loại mặt hàng "F&B" (food & beverage = món ăn hoặc uống phải pha/chế biến ngay khi bán, không phải hàng mua sẵn nguyên món).
  2. Tích "Có công thức cố định" nếu món này được pha/nấu từ nguyên vật liệu theo định lượng cố định (trà sữa, cà phê, món ăn tự chế biến...) — không tích thì món này bán như dịch vụ, không theo dõi tồn kho/giá vốn.
  3. Nếu có công thức: chọn nguyên vật liệu và nhập định lượng cần cho 1 đơn vị bán ra (VD 10g trà, 50ml sữa cho 1 ly) — nguyên vật liệu phải có sẵn trong kho trước (thêm ở tab Nhập hàng → "+ Thêm nguyên vật liệu mới").
  4. App tự hiện giá vốn ước tính ngay dưới khung công thức để kiểm tra trước khi lưu; đổi định lượng xong bấm ra ngoài ô là số tự cập nhật ngay.
  5. Mỗi lần bán, app tự trừ đúng nguyên vật liệu theo công thức và tự tính giá vốn — không cần nhập tay giá vốn từng món. Nguyên vật liệu nào hết thì bỏ qua phần đó, món vẫn bán được bình thường, không bị chặn "hết hàng" như hàng hoá thường.
Xem thêm: cách tính giá vốn trà sữa, cà phê theo công thức.

🏷️ In mã vạch/tem sản phẩm

  1. Vào tab "Sản phẩm" → bấm "🏷️ In mã vạch" ở trên để in nhiều sản phẩm cùng lúc, hoặc bấm icon 🏷️ ngay dòng 1 sản phẩm để in riêng sản phẩm đó.
  2. Sản phẩm chưa có mã vạch thật (hàng tự đóng gói, chiết lẻ...) thì mở sản phẩm đó, bấm "Tự tạo" để app tự sinh 1 mã riêng trước khi in.
  3. Chọn sản phẩm cần in, chỉnh số lượng tem cho từng sản phẩm.
  4. Chọn đúng khổ tem đang dùng — có cả tem giấy A4 tự cắt lẫn tem cuộn cho máy in nhiệt, nhiều cỡ để chọn theo đúng loại tem thật đang có.
  5. Bấm "In" — nên thử quét lại tem vừa in bằng điện thoại 1 lần để chắc quét được, nhất là tem cỡ nhỏ.

🏷️ Xem tồn kho theo lô, hạn sử dụng

  1. Vào tab "Tồn kho" để xem tồn kho hiện tại của từng sản phẩm, tách riêng theo từng lô nếu có nhiều lô hạn sử dụng khác nhau.
  2. Hàng không theo lô/hạn dùng: cột "Giá vốn BQ" là giá vốn bình quân gia quyền, tự tính lại sau mỗi lần nhập hàng (ví dụ nhập 5 cái giá 40 rồi 5 cái giá 60 thì giá vốn BQ là 50). Khi bán, giá vốn hàng bán lấy đúng giá BQ này, và "Giá trị vốn tồn" = số tồn × giá BQ, nên giá vốn hàng bán cộng giá trị tồn luôn khớp tổng tiền đã nhập. Hàng có theo dõi lô vẫn tính theo giá của từng lô.
  3. Sản phẩm sắp hết hạn sử dụng sẽ có cảnh báo riêng ở tab "Tổng quan", giúp đẩy hàng trước khi hết hạn.
  4. Nhập hàng có ghi hạn sử dụng ở tab "Nhập hàng" thì tự tách thành 1 lô riêng (mã vạch riêng) để theo dõi chính xác theo từng lô.
Xem thêm: phần mềm quản lý kho theo lô, hạn sử dụng cho tạp hoá, mỹ phẩm, thực phẩm.

📋 Kiểm kho (đối chiếu tồn kho thực tế)

  1. Vào tab "Tồn kho", lọc đúng danh mục muốn kiểm (hoặc để "Tất cả"), rồi bấm "⬇ Xuất Excel (để kiểm kho)".
  2. File tải về có sẵn cột "Tồn kho (sổ sách)" (số app đang ghi nhận) và 2 cột trống "Số đếm thực tế", "Chênh lệch".
  3. In ra hoặc mở file trên điện thoại/máy tính, đi đếm hàng thực tế rồi gõ số đếm được vào cột "Số đếm thực tế".
  4. Gõ công thức trừ ở dòng đầu cột "Chênh lệch" (ví dụ =I2-D2, tức Số đếm thực tế trừ Tồn kho sổ sách) rồi kéo xuống hết bảng — dương là kiểm dư, âm là kiểm thiếu.
  5. Dòng nào thiếu thì quay lại app, vào tab "Nhập hàng" → "Ghi phiếu điều chỉnh giảm" với lý do "Kiểm kho thiếu", nhập đúng số thiếu — app tự trừ tồn kho và tính vào "Chi phí khác" ở báo cáo.
  6. Dòng nào dư thì ghi 1 phiếu Nhập hàng bình thường cho đúng số dư đếm được, giá vốn gõ đúng giá vốn bình quân hiện tại của sản phẩm (xem ở tab Tồn kho) để không làm lệch giá vốn, ghi chú "Kiểm kho dư" để biết nguồn gốc khác hàng mua thật.
Không cần phần mềm riêng hay máy đếm chuyên dụng — chỉ cần Excel (hoặc Google Sheet) có sẵn trên điện thoại/máy tính là kiểm kho được ngay.
Quản lý

📊 Xem báo cáo kết quả kinh doanh

  1. Vào tab "Kết quả kinh doanh" để xem doanh thu, giá vốn, chi phí, lợi nhuận theo ngày/tháng hoặc khoảng thời gian tự chọn.
  2. Có bảng "Bán chạy nhất" và "Bán chậm nhất" để biết sản phẩm nào cần đẩy hàng hay nhập thêm.
  3. Lợi nhuận chỉ chính xác khi sản phẩm đã có giá vốn — thấy cảnh báo "Lợi nhuận CHƯA chính xác" thì vào tab Sản phẩm hoặc ghi phiếu Nhập hàng để bổ sung giá vốn còn thiếu.
  4. Bấm "⬇ Xuất Excel" để tải báo cáo về máy.

💸 Ghi chi phí khác (ngoài giá vốn hàng)

  1. Vào tab "Chi phí khác" → bấm "+ Thêm chi phí" để ghi các khoản không phải giá vốn hàng hoá (tiền thuê mặt bằng, điện nước, vận chuyển, lương nhân viên...).
  2. Các khoản chi này tự động trừ vào lợi nhuận ở tab "Kết quả kinh doanh", tách riêng khỏi giá vốn hàng bán.

👔 Thêm nhân viên, chọn người đang bán

  1. Vào tab "Nhân viên" → bấm "+ Thêm nhân viên", đặt tên và mã PIN riêng (4-6 số) cho từng người.
  2. Nút "👤 Chọn nhân viên" ở cột trái — bấm vào, chọn đúng tên rồi nhập mã PIN để xác nhận ai đang đứng bán.
  3. Mỗi đơn hàng tạo ra sẽ tự ghi tên nhân viên đang chọn, giúp biết ai bán được bao nhiêu (xem lại ở tab Kết quả kinh doanh).

💵 Mở ca, kết ca đối chiếu tiền mặt

  1. Bấm nút "👤" ở góc dưới thanh bên → chọn tên nhân viên → nhập mã PIN.
  2. Nếu chưa có ca đang mở, app hỏi luôn "Mở ca?" ngay trong bước này — nhập số tiền mặt đang có sẵn trong ngăn kéo rồi bấm "Mở ca"; chỉ cần chọn người bán mà không dùng tính năng ca thì bấm "Bỏ qua, chỉ chọn người bán".
  3. Trong ca, mọi khoản bán hàng thu tiền mặt và thu nợ tiền mặt được app tự cộng vào đúng ca của người đó (khách chuyển khoản không tính vào tiền mặt).
  4. Cần nộp thêm hoặc rút bớt tiền mặt ngoài giờ bán (chủ lấy tiền, bù tiền lẻ...) thì bấm lại "👤" → "⬆ Nộp tiền"/"⬇ Rút tiền".
  5. Hết ca, bấm "👤" → "Kết ca" → nhập số tiền mặt đếm được thực tế — app tự so với số đáng ra phải có và báo rõ dư/thiếu trước khi chốt (kết ca xong không sửa lại được).
  6. Xem lại lịch sử các ca đã đóng (đối chiếu dự kiến/thực đếm từng ca) ở tab "Nhân viên".
Không bắt buộc dùng — không mở ca thì app vẫn bán hàng bình thường như trước giờ. Xem thêm: kết ca là gì, cách đối chiếu tiền mặt cuối ca.

🧮 Ước tính thuế phải nộp

  1. Vào tab "Thuế" để xem số thuế GTGT/TNCN ước tính phải nộp, tự tính theo doanh thu/lợi nhuận đã bán trong app.
  2. Bấm "⬇ Tải tờ khai với số liệu shop" để tải file đã điền sẵn số liệu vào đúng mẫu tờ khai chính thức — chỉ cần tự điền thêm Tên hộ kinh doanh/Mã số thuế trước khi nộp, vì app không lưu 2 thông tin đó.
Đây CHỈ mang tính tham khảo, không phải tờ khai chính thức. Shop chủ động khai thuế, app không gửi dữ liệu cho thuế — nên đối chiếu lại với chi cục thuế hoặc kế toán trước khi dùng để kê khai/nộp thật.

📄 Xuất hoá đơn điện tử

  1. Vào tab "Hóa đơn điện tử" (nhóm Quản lý) → đăng ký tài khoản trực tiếp với nhà cung cấp hoá đơn điện tử được công nhận, tích hợp sẵn trong Ghi Sổ Hàng — liên hệ Zalo/Facebook/email để được hướng dẫn giá ưu đãi.
  2. Điền MST/tài khoản/mật khẩu cùng Mẫu số/Ký hiệu (lấy ở mục "Quản lý mẫu hoá đơn" trên web nhà cung cấp) vào các ô tương ứng trong app.
  3. Chọn đơn hàng cần xuất, bấm "🚀 Xuất hoá đơn điện tử" — hoá đơn được ký và chuyển thẳng lên cơ quan thuế ngay, không cần phần mềm/thiết bị nào khác.
  4. Đã dùng sẵn nhà cung cấp khác (Viettel, VNPT, MISA...)? Vẫn dùng được nút "⬇ Xuất danh sách hóa đơn (Excel)" để nhập tay vào phần mềm của họ, hoặc liên hệ Ghi Sổ Hàng để được hỗ trợ kết nối trực tiếp.
Theo quy định hiện hành, một số hộ kinh doanh bán lẻ/dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng (tuỳ ngành nghề) có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên (xem tab Thuế) phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền — quy định có thể thay đổi, nên hỏi lại cơ quan thuế quản lý để chắc chắn hộ mình có thuộc diện không. Xem thêm: hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh, khi nào cần và xuất thế nào.
Bảo mật & sao lưu

🔒 Khoá riêng Báo cáo/Quản lý cho nhân viên

Dùng khi nào: shop có thuê nhân viên đứng bán, muốn họ bán hàng/xem hàng hoá bình thường nhưng KHÔNG cho xem doanh thu, lợi nhuận, chi phí, thông tin khách hàng, thuế... của shop.
  1. Vào tab "Cài đặt" → đăng nhập "☁️ Đồng bộ đa thiết bị" trước (bắt buộc — tính năng này dùng đúng mật khẩu tài khoản đồng bộ, không đặt mật khẩu riêng).
  2. Kéo tới mục "🔒 Khoá riêng Báo cáo/Quản lý" → bấm "Bật khoá".
  3. Từ giờ, các tab Tổng quan, Chi nhánh, Kết quả kinh doanh, Chi phí, Khách hàng, Nhân viên, Thuế, Hoá đơn điện tử, Cài đặt cần đúng mật khẩu tài khoản đồng bộ mới xem được.
  4. Máy nào nhập đúng mật khẩu 1 lần thì tự nhớ, mở lại app không hỏi lại — có nút "🔒 Khoá lại ngay" trong Cài đặt để tự khoá tay khi cần (VD: trả máy lại cho nhân viên sau khi xem xong báo cáo).
Mục này chỉ khoá riêng Báo cáo/Quản lý, nhân viên vẫn bán hàng và xem hàng hoá bình thường.

☁️ Đồng bộ đa thiết bị (xem trên nhiều máy)

  1. Vào tab "Cài đặt", kéo tới mục "☁️ Đồng bộ đa thiết bị".
  2. Bấm "Đăng ký mới", nhập 1 email bất kỳ + tự đặt 1 mật khẩu mới (không phải mật khẩu của email đó) → bấm "Đăng ký" — hoặc bấm "Đăng nhập nhanh bằng Google" nếu có sẵn Gmail, không cần tự đặt mật khẩu.
  3. Trên máy/điện thoại khác, mở app này lên, vào đúng chỗ này, đăng nhập lại với cùng tài khoản — dữ liệu tự tải về, không cần copy file qua lại.
  4. Sau khi đăng nhập, mọi thay đổi (bán hàng, thêm sản phẩm...) trên máy nào cũng tự cập nhật sang máy kia sau vài giây, miễn là máy đó có mạng.
  5. Nếu máy thứ 2 đang có sẵn dữ liệu riêng (không phải máy trống), app sẽ hỏi bạn muốn làm gì: Gộp dữ liệu máy đó với dữ liệu trên Cloud (khuyên dùng — không bên nào bị mất), chỉ lấy dữ liệu từ Cloud (phần chỉ có trên máy sẽ mất), hoặc Huỷ. Nếu bạn chỉ dùng duy nhất 1 máy còn có thêm nút "Dùng dữ liệu máy này" (ghi đè Cloud, có xác nhận). Sau khi gộp nên kiểm tra lại công nợ khách hàng và tồn kho. Nếu đăng nhập một tài khoản khác trên máy đang có dữ liệu của shop, nên chọn lấy dữ liệu từ Cloud của tài khoản mới.
Không bắt buộc phải dùng tính năng này — không đăng nhập thì app vẫn hoạt động bình thường như cũ, chỉ lưu trên máy đang dùng.
⚠ Lưu ý quan trọng: đã dùng đồng bộ thì hãy luôn bật đồng bộ và luôn có mạng (wifi/4G) khi bán trên mọi máy. Đừng tắt đồng bộ hay đăng xuất rồi bán riêng, cũng đừng bán riêng lúc chưa bật rồi mới đăng nhập — như vậy dữ liệu dễ bị xáo trộn khi phải gộp. Máy nào dùng riêng thì luôn dùng riêng, không đồng bộ.
Cách dùng chuẩn: máy nào dùng riêng (không đồng bộ) thì luôn dùng riêng; đã bật đồng bộ thì các máy nên luôn có mạng. Việc tự gộp chỉ là biện pháp dự phòng khi lỡ có máy bị mất mạng — nếu hai máy cùng sửa một khách hoặc một đơn lúc mất mạng thì số công nợ có thể cần bạn kiểm tra lại.

🏪 Dùng nhiều shop (nhiều tài khoản) trên cùng một máy

  1. Mỗi shop cần 1 tài khoản đồng bộ riêng và dùng 1 hồ sơ Chrome riêng trên máy. Hai tab Chrome trong cùng một hồ sơ dùng chung một bộ dữ liệu và chung đăng nhập, nên mở 2 tab hay "lưu ra màn hình" cũng không tách được 2 shop.
  2. Tạo hồ sơ: bấm biểu tượng người dùng ở góc trên bên phải Chrome → Thêm → "Tiếp tục mà không cần tài khoản" → đặt tên (ví dụ "Shop A") và chọn tạo lối tắt ngoài màn hình nền.
  3. Trong cửa sổ hồ sơ đó, mở app → tab "Cài đặt" → mục "☁️ Đồng bộ đa thiết bị" → đăng nhập tài khoản của shop A. Lặp lại với một hồ sơ khác cho shop B (tài khoản khác).
  4. Từ đó mở đúng lối tắt của shop nào thì ra đúng dữ liệu shop đó, không bị trộn. Cũng có thể dùng 2 trình duyệt khác nhau (ví dụ Chrome cho shop A, Edge cho shop B) thay cho hồ sơ.
  5. Không dùng chế độ ẩn danh (đóng cửa sổ là mất dữ liệu chưa đồng bộ), và không đăng nhập tài khoản của shop khác trong cùng một hồ sơ.
⚠ Luôn bật đồng bộ và luôn có mạng khi bán ở cả hai shop, để tránh dữ liệu bị xáo trộn khi app phải gộp lại.

⬇ Sao lưu dữ liệu định kỳ

  1. Ở góc trên bên phải màn hình luôn có 2 nút "Sao lưu" và "Khôi phục".
  2. Bấm "Sao lưu" để tải một file .json chứa toàn bộ sản phẩm, đơn hàng, khách hàng — nên làm việc này định kỳ (ví dụ cuối mỗi tuần).
  3. Nếu đổi máy hoặc lỡ xoá nhầm dữ liệu trên máy, dùng nút "Khôi phục" và chọn lại file .json đã sao lưu để lấy lại dữ liệu.

📲 Thêm app vào màn hình chính

  1. Trên điện thoại Android: mở app qua đúng link web đó, sẽ tự thấy biểu tượng "Cài đặt" trên thanh địa chỉ hoặc thông báo gợi ý "Thêm vào Màn hình chính" — bấm là xong.
  2. Trên iPhone: mở app qua đúng link web đó, bấm nút Chia sẻ (hình vuông có mũi tên đi lên) ở thanh dưới màn hình, cuộn xuống chọn "Thêm vào MH chính" (Add to Home Screen).
  3. Sau khi thêm, app sẽ có icon riêng ngay màn hình chính, mở lên không còn thanh địa chỉ/nút back của trình duyệt nữa — dùng cảm giác y hệt app cài từ store.
Đây vẫn là web app mở qua trình duyệt, không phải app cài từ App Store/CH Play — chỉ là cách mở nhanh và gọn hơn, không cần tìm lại link mỗi lần.
💬 Còn thắc mắc khác? Nhắn Zalo, Facebook, email GhiSoHang@gmail.com hoặc xem trang Hỏi đáp — trả lời nhanh, hỏi gì cũng được.
Dùng miễn phí ngay →
Trang chủ · Bảng giá · Hỏi đáp · Blog · Giới thiệu · Liên hệ