Ghi Sổ Hàng
Quy định về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh đang siết dần theo lộ trình bỏ thuế khoán. Bài này giải thích khi nào cần xuất, 3 cách làm phổ biến và cách để phần mềm bán hàng xuất hóa đơn thẳng từ đơn đã bán.
Trước đây phần lớn hộ kinh doanh nhỏ nộp thuế khoán, ít khi phải xuất hóa đơn cho từng đơn bán lẻ. Nhưng quy định đang siết dần: hộ kinh doanh có doanh thu lớn, dùng máy tính tiền, hoặc chuyển sang nộp thuế theo phương pháp kê khai sẽ phải xuất hóa đơn điện tử ngay khi bán hàng, có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Lộ trình bỏ thuế khoán, chuyển hẳn sang kê khai theo doanh thu thực tế cũng đang được đẩy nhanh. Nói cách khác, hóa đơn điện tử không còn là chuyện riêng của công ty lớn.
Điều này phụ thuộc vào quy mô doanh thu, ngành nghề và phương pháp nộp thuế của từng hộ, và quy định có thể thay đổi theo thời gian. Cách chắc chắn nhất là hỏi trực tiếp cơ quan thuế quản lý hộ kinh doanh của bạn hoặc kế toán đang hỗ trợ, thay vì tự suy đoán. Nhưng dù chưa bắt buộc, nhiều chủ shop vẫn chủ động xuất hóa đơn cho khách cần (khách công ty, khách mua số lượng lớn muốn đưa vào chi phí) để giữ khách và sẵn sàng cho lúc quy định áp dụng.
| Cách | Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|---|
| Tự mua chữ ký số + phần mềm hóa đơn điện tử riêng | Chủ động, nhiều tính năng kế toán sâu | Phải nhập tay lại dữ liệu đơn hàng, tốn thêm bước, dễ sai sót khi gõ lại |
| Dùng hóa đơn điện tử từ ngân hàng, nhà mạng | Quen thuộc, hỗ trợ sẵn có | Vẫn phải nhập tay từng hóa đơn, không liên thông với sổ bán hàng |
| Phần mềm bán hàng tích hợp sẵn xuất hóa đơn | Lấy thẳng dữ liệu đơn đã bán, không gõ lại, ít sai sót | Cần chọn phần mềm có tích hợp đúng nhà cung cấp hóa đơn được công nhận |
Với shop đã dùng phần mềm bán hàng để ghi đơn hằng ngày, cách thứ 3 đỡ tốn công nhất vì không phải làm việc 2 lần: bán hàng xong là có thể xuất hóa đơn ngay từ chính đơn đó.
Ghi Sổ Hàng tích hợp sẵn với nhà cung cấp hóa đơn điện tử ngay trong tab Hóa đơn điện tử, lấy thẳng dữ liệu từ đơn đã bán, không cần gõ lại:
Shop đang dùng nhà cung cấp hóa đơn khác vẫn có thể xuất danh sách đơn hàng ra Excel theo đúng định dạng cần thiết để nạp vào phần mềm hóa đơn đang dùng, không bắt buộc phải đổi nhà cung cấp.
Hộ kinh doanh nhỏ, bán vài chục đơn một ngày có cần xuất hóa đơn điện tử ngay không?
Còn tùy quy định áp dụng cho doanh thu, ngành nghề và phương pháp nộp thuế của hộ bạn, nên hỏi trực tiếp cơ quan thuế quản lý để chắc chắn. Nếu chưa bắt buộc, chuẩn bị sẵn công cụ xuất hóa đơn vẫn giúp bạn chủ động hơn khi quy định áp dụng hoặc khi có khách cần hóa đơn ngay.
Một đơn hàng có nhiều món thuế suất VAT khác nhau thì xuất hóa đơn thế nào?
Chọn đúng thuế suất cho từng món ngay trong đơn trước khi xuất. Hóa đơn điện tử sẽ tính tiền thuế riêng cho từng dòng hàng theo đúng thuế suất đã chọn, không cộng gộp chung một mức cho cả đơn.
Phần mềm quản lý bán hàng cho shop nhỏ: bán hàng, tồn kho, công nợ, lãi lỗ. Chạy ngay trên trình duyệt, không cần cài đặt.