Trang chủ › Blog › Quản lý kho theo lô và hạn sử dụng
Quản lý kho theo lô và hạn sử dụng cho shop nhỏ
Cập nhật ngày 30/09/2026 · Ghi Sổ Hàng
Hàng quá hạn là khoản mất tiền lặng lẽ nhất của tạp hoá, mỹ phẩm, thực phẩm. Bài này hướng dẫn cách ghi lô, bán đúng thứ tự và kiểm tra hàng cận date mà không tốn nhiều thời gian.
Tóm tắt nhanh: Quản lý kho theo lô là ghi riêng từng đợt nhập kèm hạn sử dụng và bán theo nguyên tắc hết hạn trước, bán trước (FEFO). Shop nhỏ chỉ cần ghi lô lúc nhập, xếp kệ theo hạn, kiểm hàng cận date mỗi tuần và ghi nhận hàng hỏng để số tồn luôn khớp thực tế.
Vì sao cần quản lý hàng theo lô và hạn sử dụng?
Với thực phẩm, sữa, mỹ phẩm, thuốc, hàng có hạn dùng là thứ mất tiền nhanh nhất khi quản lý lỏng lẻo. Hàng nhập cùng loại nhưng khác đợt có hạn khác nhau; nếu không phân biệt, hàng cũ bị đẩy vào góc kệ, quá hạn lúc nào không hay và bạn mất cả vốn lẫn công sức.
Nguyên tắc cốt lõi: hết hạn trước, bán trước
Nguyên tắc này gọi là FEFO (First Expired, First Out). Không phải lô nhập trước bán trước, mà là lô nào hết hạn sớm hơn thì bán trước. Ví dụ bạn có sữa lô A hết hạn 10/12 và lô B hết hạn 20/11, lô B phải bán trước dù nhập sau.
5 bước quản lý kho theo lô cho shop nhỏ
Ghi lô ngay lúc nhập hàng. Mỗi lần nhập ghi rõ sản phẩm, số lượng, giá nhập và ngày hết hạn. Cùng sản phẩm nhưng khác hạn thì là hai lô riêng.
Sắp xếp kệ theo hạn. Hàng hết hạn sớm đặt phía trước hoặc trên cùng để dễ lấy, hàng mới xếp phía sau.
Kiểm tra hàng cận date mỗi tuần. Dành 10 phút mỗi cuối tuần lọc ra các lô còn khoảng 1 tháng là hết hạn để đẩy bán hoặc giảm giá.
Xử lý hàng sắp hết hạn sớm. Giảm giá nhẹ, bán combo, đặt gần quầy thanh toán thường hiệu quả hơn để đến khi sát ngày mới xả.
Ghi nhận hàng hỏng, hết hạn. Hàng phải bỏ thì ghi giảm tồn kho kèm lý do để số liệu tồn luôn khớp với thực tế và chi phí thiệt hại được tính vào báo cáo.
Sổ tay, Excel hay phần mềm?
Sổ tay và Excel làm được khi chỉ có vài chục mặt hàng có hạn dùng. Khi hàng nhiều lên, việc ghi từng lô, tìm lô nào sắp hết hạn, trừ đúng lô khi bán mất rất nhiều thời gian và dễ sai. Lúc đó phần mềm có tính năng kho theo lô sẽ tiết kiệm công đáng kể.
Ghi Sổ Hàng hỗ trợ kho theo lô thế nào?
Tự tách lô khi nhập: nhập cùng một sản phẩm với hạn sử dụng khác nhau thì app tự tạo lô riêng.
Bán trừ lô hết hạn trước: khi bán, app tự trừ vào lô có hạn gần nhất.
Mã vạch riêng từng lô: in tem cho từng lô để quét đúng lô đang cầm trên tay.
Cảnh báo hàng sắp hết hạn để bạn xử lý kịp.
Giá vốn theo từng lô: lợi nhuận của đơn dựa trên đúng lô đã bán.
FEFO khác FIFO thế nào? FIFO là nhập trước xuất trước, còn FEFO là hết hạn trước xuất trước. Với hàng có hạn dùng nên dùng FEFO, vì lô nhập sau có thể lại hết hạn sớm hơn lô nhập trước.
Hàng nào cần quản lý theo lô? Hàng có hạn sử dụng như thực phẩm, đồ uống, sữa, mỹ phẩm, thuốc, và cả hàng nhập nhiều đợt với giá khác nhau mà bạn muốn tính giá vốn theo từng đợt.
Dùng thử Ghi Sổ Hàng miễn phí 10 ngày
Phần mềm quản lý bán hàng cho shop nhỏ: bán hàng, tồn kho, công nợ, lãi lỗ. Chạy ngay trên trình duyệt, không cần cài đặt.
Ghi Sổ Hàng